Kokousten aiheuttamat kulut – työaika ja ajankäyttö 2000-luvulla

Johdanto
Kokoukset ovat yhä keskeisempi osa työelämää. Digitaaliset työkalut, etä- ja hybridityö sekä globalisaatio ovat vaikuttaneet siihen, miten paljon aikaa tallennetaan kokouksiin, ja miten työntekijät kokevat ajankäytön kuormittavana osana työn organisointia.
Kokouksiin käytetty työaika – kansallisia ja kansainvälisiä havaintoja

2.1. Tilanne Suomessa

Tilastokeskuksen Time Use Survey (2020–2021) kartoittaa, kuinka paljon aikaa suomalaiset käyttävät eri aktiviteetteihin, mutta ei erittele selvästi työajan sisäistä jakautumista kokouksiin vs. muihin työtehtäviin.
Viimeisimmät tiedot työajan kokonaismääristä: koko vuoden 2023 aikana suomalaiset tekivät keskimäärin ~1 553 tuntia työtä per työntekijä. Työaika väheni hieman verrattuna 2021–2022 lukuihin.
Etätyön yleistyminen on todettu, ja sen vaikutuksia ajankäytön rytmiin ja työn rajapintoihin tutkitaan. Esimerkiksi suomalaisissa työpaikoissa aika-paine koetaan merkittävänä työn riskinä – 71 % työpaikkojen edustajista listaa sen tärkeimmäksi tai toiseksi tärkeimmäksi ub tekemänsä kyselyn mukaan.

2.2. Kansainvälisiä näkökulmia ja uusia trendejä

Tuoreiden globaali-/yrityspohjaisten selvitysten mukaan työntekijöistä suuri osa käyttää merkittävän osan viikostaan kokouksiin. Esimerkiksi Fellow (2024) raportoi, että keskimääräinen työntekijä käyttää noin 11,3 tuntia viikossa kokouksiin, mikä on ~28 % työviikosta.
Joissain raportoinneissa mainitaan, että etätyön lisääntyminen on johtanut kokousten määrän kasvuun ja että työn keskeytykset kokousten takia lisääntyivät.
Yritystasolla havaitaan, että suuri osa kokouksista suunnitellaan 30-60 minuutin pituisiksi, ja usein kokouksissa on enemmän toistoa tai sisäänrakennettua kommunikaatiota sähköpostin, chatin ym. kautta.

3.1. Suomen ajankäyttö - tutkimusten rajoitukset

Tilastokeskuksen Time Use Survey tutkii työajan ja muuhun ajankäyttöön liittyviä kokonaisuuksia, mutta ei tarjoa selkeää segmentaatiota ”kokousaika vs muu työ” -tyyppisesti.
Jälleen, etätyön osuuden kasvulla voi olla vaikutus siihen, miten kokoukset integroituvat työpäiviin (esim. hajanaisemmin, useammissa pienissä paloissa).

3.2. Eurooppalaiset ja globaalit vertailut

Eurostat-datan mukaan suomalaiset kokoaikaiset työntekijät työskentelevät 2024 keskimäärin ~38,3 tuntia viikossa (miehet) ja ~35,9 tuntia (naiset) täysipäiväisessä työssä.
Globaalit selvitykset kuten Flowtrace, Fellow ym. osoittavat, että kokouksiin käytetty aika voi olla 20-30 % työviikosta riippuen työn roolista (esim. johtotehtävät, asiantuntijatyö) ja organisaation kulttuurista.

Uusimman tiedon mukaan kokouksiin käytetty aika on edelleen merkittävä, ja useissa selvityksissä jo noin 25-30 % työntekijöiden työviikosta voi kulua kokouksiin.
Suomessa ei ole vielä julkista, kattavaa dataa, joka paljastaisi tarkan osuuden kokouksiin käytetystä työajasta, erityisesti asiantuntija- ja julkisella sektorilla.
Aika-paine ja työn sirpaloituminen näyttävät kasvavan, mikä johtuu osin kokouksen lukumäärän kasvusta, etä-/hybridityöstä ja siitä, että työn rajat hämärtyvät.
Tuottavuuskysymykset ovat keskeisiä: monissa kokouksissa ei ole selkeää agenda-rakennetta, päätösten tekeminen voi olla tehotonta ja osallistujien huomio voi herpaantua. Uudet työkalut ja työtavat pyrkivät vastaamaan tähän.

Tarve selvittää Suomessa kokouksiin käytetyn ajan määrä tarkemmin: työntekijätasolla, eri sektoreilla (erityisesti julkinen vs yksityinen), roolien kohdalla (esim. asiantuntija vs esihenkilö).
Organisaatioiden kannattaa kehittää kokouskäytäntöjä: esim. lyhyempiä kokouksia, agendan selkeyttäminen, osallistujien rajaaminen, vaihtoehtoja kuten asynkroninen tiedonvaihto.
Etä- ja hybridikokousten optimointi: miten välttää kokousylikuormitus, miten varmistaa fokus ja palautumisaika.
Johtamisen rooli: esim. koulutukset kokousjohtamiseen, palautteen kerääminen kokousten tehokkuudesta.

Huom. Tämä raportti on tehty CHAT GPT avulla. Tämä on keskustelun avaus.

Pekka Neittaanmäen blogi